Estetik klinik programı; estetik, plastik cerrahi, medikal estetik ve saç ekim kliniklerinde hasta kaydı, randevu, seans ve paket takibi, öncesi/sonrası fotoğraf arşivi, onam, stok, tahsilat ve resmi bildirimleri tek yerde tutan yazılımdır. selfEstetik bu işi estetik, plastik cerrahi ve saç ekim kliniklerine göre kurgulanmış bir bulut programla yapar. Genel bir poliklinik programından farkı, estetik işin kendine özgü parçalarını bilmesidir: bir lazer paketinin kaçıncı seansında olunduğunu, bir dolgu uygulamasında hangi lot numaralı ürünün kullanıldığını, ameliyat öncesi ve sonrası fotoğrafların aynı açıdan çekilip çekilmediğini takip eder.
Bu yazıda estetik klinik programında bulunması gereken modülleri, her birinin klinikte hangi sorunu çözdüğünü ve programı değerlendirirken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Estetik klinik programı neden genel klinik programından farklıdır?
Bir dahiliye muayenehanesinde hasta genellikle tek bir muayene için gelir. Estetik klinikte ise aynı hasta aylar boyunca bir paket içindeki seanslara, kontrol randevularına ve ek uygulamalara gelir. Ödeme çoğu zaman pakete peşin ya da taksitle yapılır; kullanılan ürünler (botulinum toksin, dermal dolgu, iplik) yüksek maliyetlidir ve lot/miad takibi gerektirir. Sonucun belgelenmesi için fotoğraf arşivi şarttır ve sağlık turizmi yapan kliniklerde döviz, pasaport ve yabancı hasta bildirimi işin içine girer.
Genel bir randevu programı bu ayrıntıların çoğunu "not" alanına yazmanızı bekler. Not alanı ise raporlanamaz, hatırlatma üretemez ve denetimde kanıt olarak zayıf kalır.
Estetik klinik programında hangi modüller olmalı?
| Modül | Klinikte çözdüğü sorun |
|---|---|
| Hasta kartı ve anamnez | Alerji, geçmiş uygulamalar, fotoğraflar ve onamlar tek dosyada durur. |
| Oda ve cihaz bazlı randevu | Lazer cihazı, ameliyathane veya uygulama odası aynı saate iki kez yazılmaz. |
| Seans ve paket takibi | Satılan paketteki kalan seans, kullanılan seans ve paket bakiyesi görünür. |
| Öncesi/sonrası fotoğraf arşivi | Fotoğraflar hasta ve işlemle eşleşir, karşılaştırmalı görüntülenir, KVKK'ya uygun saklanır. |
| Dijital onam | Onam formu tablette veya hastanın telefonunda onaylanır, kağıt arşiv ortadan kalkar. |
| Stok, lot ve miad takibi | Botoks ve dolgu tüketimi hastaya bağlanır, miadı yaklaşan ürün uyarı verir. |
| Teklif, kasa ve taksit | Paket teklifi, peşinat, taksit ve POS tahsilatı aynı ekranda izlenir. |
| Hekim ve personel primi | Uygulama veya satış bazlı primler ay sonunda otomatik hesaplanır. |
| Resmi entegrasyonlar | e-Nabız, USBS, ÇKYS, e-Fatura ve e-SMM ayrı portala girmeden yapılır. |
| Sağlık turizmi | Dövizli teklif ve fatura, yabancı hasta kabulü ve pasaportla bildirim. |
selfEstetik'teki modüllerin tamamını özellikler sayfasında görebilirsiniz.
Seans ve paket takibi nasıl çalışmalı?
Lazer epilasyon, bölgesel incelme veya cilt yenileme gibi uygulamalar paket halinde satılır. İyi bir estetik klinik programında paket satıldığı anda seans hakları hastanın kartına tanımlanır; her seans yapıldığında bir hak düşer ve kalan seans sayısı resepsiyonda görünür. Seans aralığı geldiğinde hastaya otomatik hatırlatma gider. Paket bitmeden ödeme tamamlanmamışsa kasa ekranı bunu gösterir. Ayrıntılı kurgu için lazer epilasyon ve bölgesel incelmede seans ve paket takibi yazımıza bakabilirsiniz.
Öncesi/sonrası fotoğraflar programda nasıl saklanmalı?
Estetik uygulamalarda fotoğraf hem hasta iletişiminin hem de olası bir uyuşmazlıkta kliniğin en önemli kanıtıdır. Fotoğrafların hekimin cep telefonunda ya da paylaşılan bir klasörde durması, KVKK açısından ciddi risk taşır; sağlık verisi ve görüntüsü özel nitelikli kişisel veri sayılır. Program fotoğrafı hastaya ve işleme bağlamalı, aynı açıdan çekilen görüntüleri yan yana gösterebilmeli ve kimin eriştiğini kaydetmelidir. Çekim standartları için öncesi/sonrası fotoğraf arşivleme rehberimizi okuyun.
Botoks ve dolgu stoğu neden ayrı takip edilmeli?
Toksin ve dolgu ürünleri birim başına pahalıdır ve açıldıktan sonra kullanım süresi sınırlıdır. Hangi hastaya hangi lot numaralı ürünün uygulandığı, bir ürün geri çağrıldığında hastalara ulaşabilmek için gereklidir. Programda tüketimin hasta kartından düşmesi, miadı yaklaşan ürünün öne çıkması ve fire raporu alınabilmesi beklenir. Konuyu botoks ve dermal dolguda karekod ve miad takibi yazımızda ele aldık.
Estetik klinik programı seçerken nelere bakılmalı?
- Seans mantığı: Paket, seans hakkı ve kalan bakiye ayrı ayrı izlenebiliyor mu?
- Fotoğraf güvenliği: Görüntüler şifreli saklanıyor ve erişim kaydı tutuluyor mu?
- Onam: Dijital onam yönetmeliğe uygun şekilde alınıp hasta dosyasında saklanıyor mu?
- Resmi bildirim: e-Nabız ve USBS bildirimleri programın içinden yapılabiliyor mu?
- Her yerden erişim: Hekim kongredeyken bile telefondan randevu ve kasa durumunu görebiliyor mu?
- Veri aktarımı: Eski programdaki hasta kartları ve bakiyeler taşınabiliyor mu?
Masaüstü programlarla bulut sistemlerin karşılaştırması için estetik kliniklerinde bulut ERP seçimi yazımıza göz atabilirsiniz.
Tek hekimli medikal estetik muayenehanesi için ne önerirsiniz?
Sağlık turizmi yapmayan, tek hekimle çalışan bir medikal estetik muayenehanesi için dövizli teklif veya çok şube yönetimi gibi modüller gereğinden fazla gelebilir. Bu durumda kardeş ürünümüz Self Klinik medikal estetik muayenehane programı randevu, hasta kartı, dijital onam, e-reçete ve MBYS ile daha sade bir başlangıç sunar. Klinik büyüdüğünde selfEstetik estetik klinik programına geçiş yapılabilir.
Sıkça sorulan sorular
Estetik klinik programı ile güzellik merkezi programı aynı şey mi?
Hayır. Estetik klinik programı hekim tarafından yapılan tıbbi uygulamaları (enjeksiyon, cerrahi, lazer) ve bunların resmi bildirim, onam ve ilaç/ürün takibi yükümlülüklerini kapsar. Güzellik merkezi programları ise genellikle hekim dışı hizmetlerin randevu ve paket satışına odaklanır.
Estetik klinik programı kurulum gerektirir mi?
Bulut tabanlı programlarda kurulum yoktur. selfEstetik web tarayıcısından ve iOS/Android uygulamasından kullanılır; hesap açıldığı gün çalışmaya başlar.
selfEstetik ücretsiz denenebilir mi?
Evet, 14 gün boyunca ücretsiz denenebilir. Paket seçenekleri fiyatlar sayfasında yer alıyor.
Eski programımdaki hastalar aktarılabilir mi?
Evet. Hasta kartları, geçmiş randevular, borç-alacak bakiyeleri ve fotoğraflar veri aktarım ekibimiz tarafından selfEstetik'e aktarılır.
Hasta fotoğrafları KVKK'ya uygun saklanıyor mu?
Fotoğraflar hasta dosyasında şifreli olarak saklanır ve yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir. Ayrıntılar için estetik kliniklerinde KVKK ve fotoğraf güvenliği yazımıza bakın.
